Hãy cùng tìm hiểu cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong mùa dịch phần 2!
Giao tiếp
Bạn đã bao giờ do dự khi gửi tin nhắn cho ai đó vì bạn biết mình sẽ tìm ra câu trả lời trước cả khi họ phản hồi? Thật khó chịu khi nhóm của bạn không có mặt khi bạn cần.
Đặt một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản để giúp nhóm hoạt động trơn tru. Những kỳ vọng này có thể bao gồm:
- Tôn trọng, trung thực và thẳng thắn khi nói chuyện với đồng nghiệp
- Sử dụng kênh liên lạc phù hợp với tình huống (ví dụ: email cho các cuộc thảo luận kéo dài, tin nhắn Slack để cập nhật nhanh,…)
- Trả lời tin nhắn kịp thời
Ví dụ: bạn có thể nói với nhóm của mình nên kiểm tra email 1 hoặc 2 lần mỗi ngày, nhưng các tin nhắn Slack trực tiếp nên được kiểm tra trong vòng vài giờ.
Hãy nhớ, giao tiếp nhóm có thể nâng cao hoặc làm giảm năng suất của bạn.
Meeting deadlines
Deadline giúp bạn quản lý các ưu tiên và giữ cho nhóm của bạn hoạt động như một đơn vị có tổ chức.
Khi nhân viên bỏ qua deadline, nó sẽ ảnh hưởng đến quy trình làm việc. Bạn cần phải điều chỉnh toàn bộ tiến trình cho dự án, hoặc người tiếp theo phải cố gắng để không trễ deadline vì họ đã bắt đầu muộn.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của deadline và cho nhóm của bạn thấy họ phù hợp với quy trình làm việc ở đâu. Họ sẽ có ý thức hơn về các ưu tiên khi họ thấy nó tác động như thế nào đến đồng đội.
Hãy nhớ deadline của bạn có thể hợp lý, nhưng nhóm của bạn còn có nhiều công việc cùng lúc. Nếu bạn chỉ định một loạt deadline vào cuối tuần này, nó dễ bị bỏ qua.
Việc phân công và deadline cần thực hiện linh hoạt. Khi bạn đã quen với quy trình này, hãy kiểm tra với nhân viên mỗi khi bạn giao nhiệm vụ mới hoặc thay đổi deadline.
2. Không quản lý vi mô
Trong bất cứ công việc gì, chúng ta luôn cần cập nhật mọi thứ đang diễn ra. Tuy nhiên, không nên liên tục nói với nhân viên cách họ nên làm công việc của mình.
Bạn cố gắng quản lý vi mô để đạt được kết quả như mong muốn, nhưng trên thực tế, nó làm tổn hại đến tinh thần và hiệu suất của nhân viên. Điều này phá hủy năng suất.
Thêm vào đó, bạn không thể đạt được hiệu quả trong công việc của mình khi dành quá nhiều thời gian tham gia vào công việc của người khác. Điều này tạo ra những nút thắt lớn và làm chậm công việc của mọi người.
Ngay cả khi bạn ghét ý tưởng quản lý vi mô nhóm của mình, bạn vẫn có thể có một số thói quen xấu không ý thức được.
Hãy xem bạn có phải là người quản lý vi mô không?
- Không thích ủy thác công việc – Bạn có miễn cưỡng ủy quyền bởi vì bạn nghĩ mình có thể làm tốt hơn những gì nhân viên của bạn có thể làm không? Đó là quản lý vi mô.
- Phải chứng minh và chấp thuận mọi thứ – Mọi người đều mắc sai lầm. Nhân viên của bạn cũng vậy. Sửa lỗi của nhân viên khi bạn nhận thấy là điều tốt, nhưng cách tốt hơn nhiều là dạy họ kiểm tra lại công việc để bạn không cần phải sửa.
- Yêu cầu những thay đổi nhỏ về mọi thứ – Khi phê duyệt mọi thứ, bạn có luôn đề xuất ít nhất một thay đổi không? Chắc chắn, mọi thứ có thể được cải thiện. Nhưng không phải mọi thứ đều cần được cải thiện.
- Đưa ra tất cả các quyết định và giải quyết tất cả các vấn đề – Tất cả các quyết định có cần đến bạn để có dấu chấp thuận cuối cùng không? Điều đó gây khó chịu cho nhóm của bạn và nó tiêu hao năng suất lớn. Trao quyền cho nhân viên của bạn để giải quyết các vấn đề của riêng họ.
- Tham dự mọi cuộc họp – Bạn không cần tham gia mọi cuộc họp. Hãy suy nghĩ xem nhân viên có thực sự cần ý kiến đóng góp của bạn tại một cuộc họp cụ thể hay không trước khi quyết định tham gia. Bạn luôn có thể cập nhật những điểm nổi bật sau đó.
- Yêu cầu nhân viên CC cho bạn trên mọi email – Bạn có phải là một trong những người muốn tham gia vào mọi cuộc thảo luận của nhân viên không? Rất nhiều chuỗi email phần lớn là lãng phí thời gian. Dù sao thì bạn cũng nên dành thời gian cho những việc quan trọng hơn.
- Luôn yêu cầu cập nhật – Mặc dù muốn biết tình trạng của một dự án cụ thể là điều tốt, nhưng liên tục yêu cầu nhân viên cập nhật từng điều nhỏ nhặt khiến họ lo lắng và lãng phí thời gian tập trung cho dự án.
- Tập trung vào cách các nhiệm vụ nên được thực hiện thay vì tại sao chúng cần phải được hoàn thành – Người quản lý vi mô muốn mọi thứ được thực hiện theo cách riêng của mình. Các nhà lãnh đạo giỏi không quan tâm đến những tiểu tiết miễn là hoàn thành mục tiêu.
Nếu bạn nhận ra một số thói quen của chính mình trong danh sách trên, đây là những gì cần làm.
Đừng cầu toàn
Thật hay khi có các tiêu chuẩn cao, nhưng chủ nghĩa hoàn hảo có hại cho bạn và nhóm bạn. Ám ảnh về sự hoàn hảo gây ra lo lắng, trầm cảm và thất vọng.
Bạn không thể chạm đến khái niệm “hoàn hảo” một cách trọn vẹn. Bạn và nhóm của mình sẽ mắc sai lầm, và điều đó không sao cả. Sai lầm là một bài học kinh nghiệm quý giá.
Sẵn sàng để cho nhóm của bạn mắc lỗi. Đặt mục tiêu và kỳ vọng thực tế.
Tin tưởng các thành viên trong nhóm thực hiện công việc của họ
Người quản lý vi mô không tin những người khác có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt như họ.
Hành vi độc hại đó phá hủy năng suất và sự gắn bó của nhân viên. Không ai muốn làm việc cho một người đối xử với họ như thể họ không đủ năng lực.
Nếu bạn không tin tưởng nhóm của mình, họ cũng không tin tưởng bạn. Để khắc phục, bạn cần phải chứng minh nhiều lần bạn có niềm tin vào nhân viên của mình.
Bắt đầu bằng cách khuyến khích mọi người đưa ra quyết định không cần bạn phê duyệt. Bạn có thể đặt các thông số cụ thể để làm rõ những lựa chọn nào phải thông qua bạn và những gì nhân viên được trao quyền tự làm.
Tập trung vào các nhiệm vụ không thể ủy quyền
Tập trung hoàn thành các nhiệm vụ chỉ bạn mới có thể xử lý. Ủy quyền mọi thứ khác cho nhóm của bạn.
Nếu bạn cảm thấy khó khăn để tìm ra nhiệm vụ nào cần ủy quyền, bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower. Nó chia nhiệm vụ thành 4 loại:
Giao phó tất cả những công việc cấp bách nhưng không thực sự quan trọng, thay vào đó hãy tập trung vào những công việc cấp bách và quan trọng.
Ma trận này là một hướng dẫn hữu ích cho những người gặp khó khăn trong việc nhận ra những nhiệm vụ chỉ bạn mới có thể làm được.
Hãy nhớ tập trung vào những lý do tại sao một nhiệm vụ lại quan trọng thay vì cách thức cụ thể bạn muốn hoàn thành. Nếu công việc đã hoàn thành mục tiêu, không quan trọng liệu nó có được hoàn thành chính xác như cách bạn đã làm hay không.
Tự động hóa cũng có thể là một phương pháp tiết kiệm thời gian quan trọng.
Thay vì ủy thác các nhiệm vụ đơn giản cho một thành viên trong nhóm và chiếm thời gian của họ, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa một số công việc của mình nhằm giải phóng thời gian của con người.
Ví dụ: bạn có thể quyết định tự động hóa báo cáo chi phí.
Các chuyên gia tại Fyle HQ chỉ ra việc quản lý chi phí bằng email, spreadsheet và các form chi phí thủ công là một sự lãng phí thời gian. Thêm vào đó, hệ thống chi tiêu thủ công dễ bị một người không trung thực lợi dụng.
Bạn nên sử dụng tự động hóa trong những tình huống như thế này, một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn khi sử dụng hệ thống theo dõi chi phí đơn giản, đặc biệt nếu bạn xử lý nhiều báo cáo chi phí. Bạn cũng có thể xây dựng các quy tắc và an toàn giúp ngăn ngừa lạm dụng.
Tìm kiếm các giải pháp tự động hóa cung cấp khả năng hiển thị toàn diện, bạn không cần phải mất nhiều thời gian quản lý.
3. Thuê người phù hợp với văn hóa
Văn hóa của một công ty bao gồm các giá trị và niềm tin mà tất cả nhân viên của công ty chia sẻ. Mỗi nhân viên bạn thuê đều có tác động văn hóa đến công ty của bạn.
Niềm tin và giá trị của một thành viên trong nhóm phù hợp với công ty của bạn như thế nào có thể tác động đáng kể đến năng suất của toàn bộ nhóm. Những nhân viên phù hợp với văn hóa của công ty sẽ có thời gian hợp tác và giao tiếp với những người khác dễ dàng hơn.
Mặt khác, nếu một thành viên trong nhóm không phù hợp với những người còn lại trong nhóm, họ sẽ không hài lòng. Họ cũng sẽ gặp khó khăn khi cộng tác với những người còn lại trong nhóm. Như vậy, năng suất của họ sẽ kém hơn và làm giảm năng suất của cả nhóm.
Dưới đây là cách đảm bảo bạn thuê nhân viên phù hợp với văn hóa công ty:
- Tạo một tài liệu văn hóa – Tạo một tài liệu văn hóa mô tả các giá trị của công ty bạn. Phác thảo loại hành vi bạn mong đợi từ các thành viên trong nhóm.
- Quảng cáo các giá trị của công ty bạn – 46% người tìm việc chú trọng văn hóa công ty khi đánh giá các nhà tuyển dụng tiềm năng. Nhấn mạnh các giá trị của công ty trong bản mô tả công việc của bạn. Ngoài ra, cung cấp cho các ứng viên tiềm năng một liên kết đến tài liệu văn hóa của bạn.
- Thảo luận về văn hóa công ty trong buổi phỏng vấn đầu – Cho ứng viên biết giá trị của công ty trong buổi phỏng vấn ban đầu. Giải thích cách bạn làm việc nhóm và để ứng viên đặt câu hỏi.
- Cố gắng đánh giá xem ứng viên sẽ phù hợp như thế nào – Đặt những câu hỏi sẽ giúp bạn hiểu liệu giá trị của ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty của bạn hay không. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng:
- Bạn thích điều gì nhất về công việc trước đây của mình?
- Bạn sẽ mô tả văn hóa công ty của chúng tôi như thế nào dựa trên những gì bạn đã thấy và đã nghe?
- Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty của chúng tôi?
- Điểm mạnh và yếu tính cách của bạn là gì, và tại sao?
- Những giá trị nào quan trọng nhất đối với bạn?
- Bạn phát triển mạnh trong loại môi trường làm việc nào?
- Ưu tiên sự phù hợp với văn hóa hơn các kỹ năng “có thì tốt” – Các kỹ năng có thể được dạy, nhưng văn hóa thì không. Khi so sánh các ứng viên có bộ kỹ năng tương tự, hãy ưu tiên những ứng viên phù hợp hơn với văn hóa công ty.
4. Cải thiện chương trình giới thiệu thành viên trong team
Khi bạn kiếm được một nhân viên mới, bạn rất hào hứng.
Bạn trải qua một quá trình phỏng vấn lâu dài, vất vả để chọn ra ứng viên phù hợp.
Ngay cả khi chắc chắn đã thuê đúng người, bạn vẫn lo lắng cần bao nhiêu thời gian giúp họ đẩy nhanh tiến độ.
Nếu người này có thể bắt đầu làm việc hiệu quả ngay lập tức thì quá tốt. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Cần có thời gian để newbie tìm hiểu cách làm việc. Họ cần làm quen với đồng đội của mình, tìm hiểu về các dự án đang thực hiện và thích nghi với văn hóa.
Có thể khá khó chịu khi bạn đã thuê một người mới vì không có đủ thời gian tự làm mọi thứ, bây giờ, bạn thấy mình dành nhiều thời gian hơn cho công việc của họ.
Bạn muốn họ học nhanh hơn, nhưng không thể ép buộc. Bạn chỉ có thể cung cấp cho họ những tài nguyên cần thiết để bắt kịp tốc độ. Đây là điều quan trọng để có một chương trình giới thiệu nhân viên tốt.
Chương trình giới thiệu của bạn nên dạy cho những người mới mọi thứ họ cần biết để trở thành một thành viên hiệu quả trong team. Nó cũng sẽ giúp họ hòa nhập với các thành viên còn lại nhanh hơn.
Dưới đây là cách điều chỉnh chương trình giới thiệu để nhân viên mới làm quen nhanh hơn:
- Bắt đầu giới thiệu ngay lập tức – Quá trình giới thiệu sẽ bắt đầu ngay sau khi newbie chấp nhận offer của bạn. Hãy lên lịch cuộc gọi để họ xem qua tài liệu và chính sách của công ty bạn.
- Chia sẻ mục tiêu và kỳ vọng vào ngày đầu tiên – Hướng dẫn newbie về các ưu tiên chính trong ngày đầu tiên. Cho họ biết mục tiêu của nhóm và các KPI chính, cũng như KPI cá nhân.
- Thảo luận về con đường sự nghiệp – Bạn nên sớm nói với nhân viên mới về con đường sự nghiệp tiềm năng của họ. Giáo dục họ về các tiêu chí thăng tiến.
- Giới thiệu nhân viên mới với người cố vấn – 87% các công ty sử dụng chương trình bạn thân để cải thiện hiệu quả của nhân viên mới. Bạn sẽ chỉ định một người cố vấn cho mỗi lần tuyển dụng mới, người này sẽ giúp họ bắt đầu. Họ cũng nên sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào của newbie.
5. Có chương trình đào tạo liên tục
Làm thuê không phải là cách duy nhất để phát triển. Nhân viên hiện tại của bạn sẽ có nhiều cơ hội để nâng cao kỹ năng của họ và giúp công ty đạt được nhiều thành tựu hơn.
Môi trường làm việc phát triển theo thời gian. Đào tạo liên tục là một cách thông minh đảm bảo nhóm của bạn được trang bị tốt để bắt kịp với nền kinh tế đang thay đổi nhanh chóng.
Làm thuê không phải là cách phát triển duy nhất. Đầu tư vào con người của bạn để phát triển từ bên trong.
Đào tạo không chỉ liên quan đến các kỹ năng cụ thể của công việc. Các kỹ năng mềm như tổ chức và quản lý thời gian rất cần thiết để đạt được năng suất tối đa và hầu hết mọi người không bao giờ được đào tạo thực sự trong những lĩnh vực quan trọng này.
Khi nâng cao kỹ năng và kiến thức của nhân viên, họ cũng trở nên tự tin, làm việc hiệu quả và gắn bó hơn.
Có chương trình đào tạo liên tục cho nhóm cho thấy bạn quan tâm đến tương lai của họ. Đó là một chiến lược tốt để xây dựng niềm tin với nhóm hướng tới năng suất tốt hơn.
Rất nhiều nhà quản lý lo lắng về khoản đầu tư này vì không có gì đảm bảo nhân viên của bạn sẽ gắn bó với công việc sau khi bạn đã dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để giúp họ phát triển. Nhân viên của bạn càng có nhiều kỹ năng, họ càng trở nên có giá trị hơn. Một số người sẽ rời đi và tìm kiếm một vị trí được trả lương cao hơn mà bạn đã đào tạo cho họ.
Một số người sẽ rời đi sau khi bạn đã đầu tư thời gian và tiền bạc vào họ. Nhưng điều nào tồi tệ hơn – đầu tư vào người ra đi, hay không đầu tư vào người ở lại?
Dưới đây là cách bắt đầu tạo kế hoạch phát triển thành viên trong nhóm:
Phân tích lỗ hổng kỹ năng của thành viên trong team
Năng suất sẽ hiệu quả hơn khi có sự kết hợp tốt giữa các kỹ năng của nhân viên và các kỹ năng cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn.
Phân tích khoảng cách kỹ năng giúp bạn xác định các kỹ năng nhân viên cần để hoàn thành nhiệm vụ công việc.
Bạn có thể thực hiện phân tích khoảng cách kỹ năng ở cấp độ cá nhân hoặc công ty.
Phân tích khoảng cách kỹ năng cấp độ cá nhân nhằm xem xét các kỹ năng cụ thể của công việc và sau đó so sánh chúng với các kỹ năng một nhân viên có. Nó hữu ích khi nhiệm vụ của nhân viên thay đổi hoặc họ thể hiện kém trong bài đánh giá hiệu suất gần đây nhất.
Mặt khác, thực hiện phân tích khoảng cách kỹ năng trong toàn công ty sẽ hữu ích nếu công ty của bạn đang gặp vấn đề trong việc đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, hoặc nếu bạn đang lập kế hoạch thay đổi chiến lược phát triển các kỹ năng mới của nhân viên.
Sau khi quyết định loại phân tích khoảng cách kỹ năng bạn sẽ thực hiện, bước tiếp theo là xác định các kỹ năng quan trọng của nhân viên.
Hãy suy nghĩ về những kỹ năng bạn đánh giá cao với tư cách là một công ty. Sau đó, hãy xem xét những kỹ năng nào nhân viên cần để làm tốt công việc của họ, cũng như những loại kỹ năng họ có thể cần trong tương lai.
Cuối cùng, sử dụng các cuộc khảo sát, đánh giá, phỏng vấn nhân viên và đánh giá hiệu suất để đo lường mức độ kỹ năng hiện tại của nhân viên.
Mặc dù bạn có thể thực hiện phân tích khoảng cách kỹ năng trong nội bộ, nhưng cũng có thể thuê nhân sự bên ngoài. Sự trợ giúp bên ngoài thường có phân tích khách quan hơn, cũng như giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ khác.
Đặt mục tiêu học tập có thể đo lường được
Trong toàn bộ bài viết này, chúng ta đã nói về việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được. Điều đó vẫn được áp dụng.
Bạn có những mục tiêu kinh doanh cụ thể trong đầu khi bạn cung cấp chương trình đào tạo liên tục. Nhân viên của bạn cũng nên có mục tiêu riêng của họ.
Xác định chính xác những gì bạn muốn đạt được từ chương trình đào tạo của mình. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn phương pháp và tài liệu phù hợp.
Mục tiêu của bạn cũng giúp các thành viên trong nhóm hiểu được những gì được mong đợi ở họ và cho họ cơ hội tốt để phát huy. Khuyến khích họ đặt mục tiêu cá nhân trước khi bắt đầu.
Ví dụ: bạn có muốn giúp nhân viên cải thiện các kỹ năng cụ thể của công việc, phát triển thái độ đúng đắn đối với công việc hoặc nâng cao kiến thức của họ về ngành của công ty? Bạn đang chuẩn bị cho mọi người thăng tiến khi công ty của bạn phát triển hay giúp họ thu thập kiến thức để họ có thể đưa ra các quyết định chiến lược?
Mục tiêu của bạn, bất kể chúng là gì, phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Chúng cũng phải thực tế và tương đối dễ đo lường.
Đây là một ví dụ: Tôi muốn đào tạo nhân viên để có thể hoàn thành các công việc thường ngày tiết kiệm 25% thời gian trong vòng 6 tháng tới.
Một số công ty thực hiện đào tạo bắt buộc, nhưng hầu hết đều cho phép nhân viên tham gia một cách tự nguyện. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều đó, hãy đảm bảo nhóm của bạn được khuyến khích tham gia.
Sẽ chẳng có ích gì khi tạo ra một chương trình đào tạo tự nguyện nếu không có ai tận dụng nó.
Cách tốt nhất để thu hút mọi người tham gia là dành một lượng giờ làm việc được trả lương nhất định để đào tạo liên tục. Nếu đủ khả năng, hãy cho nhân viên của bạn từ 1 đến 3 giờ mỗi tháng để nâng cao kỹ năng của họ.
Đào tạo nhóm của bạn
Có rất nhiều phương pháp đào tạo khác nhau bạn có thể sử dụng.
Các trang web như Udemy for Business, Lynda và Skillshare là những lựa chọn đào tạo hợp lý cho các nhóm thuộc mọi quy mô.
Bạn có thể chọn các khóa học cụ thể cho nhóm của mình hoặc bạn có thể đặt ngân sách và một số thông số để nhóm tự chọn.
Đây là một lựa chọn tốt nếu nhóm của bạn đa dạng và bao gồm nhiều vai trò, chuyên môn khác nhau. Bạn có thể chọn các lớp học cho cả nhóm về các kỹ năng như giao tiếp. Sau đó, bạn có thể chuyên môn hóa và cung cấp các khóa đào tạo dựa trên kỹ năng kỹ thuật cho những người muốn và cần nó.
Huấn luyện viên chuyên nghiệp là một lựa chọn đắt tiền hơn, nhưng nếu bạn có nhu cầu cụ thể, những buổi huấn luyện này đặc biệt có giá trị.
Bạn có thể cung cấp đào tạo trực tiếp cho nhóm của mình theo một số cách khác nhau.
Một số giảng viên sẽ đến văn phòng của bạn và tổ chức hội thảo trong giờ làm việc. Điều này đảm bảo nhóm của bạn sẽ tham gia và họ thường rất vui. Bạn thường thấy các loại sự kiện này để xây dựng nhóm hoặc đào tạo theo quy định.
Hoặc như một phần thưởng bổ sung, nhân viên bạn cử đến hội nghị có thể kết nối và xây dựng các mối quan hệ giúp công ty phát triển.
Trong một số trường hợp, bạn nên yêu cầu nhân viên của mình tham gia các sự kiện đào tạo nội bộ.
Ví dụ: người quản lý hỗ trợ khách hàng của bạn có thể là một ứng viên tuyệt vời để dẫn dắt một hội thảo về giải quyết xung đột.
Loại hình đào tạo này thực sự hiệu quả đối với kiểu môi trường vừa ăn vừa học. Nó có thể là một cơ hội để đào tạo chéo. Mọi người trong các bộ phận khác có thể thực sự tò mò về cách các nhà phát triển làm những điều thú vị với code và đây là cơ hội để xây dựng sự đoàn kết trong nhóm và chia sẻ kiến thức.
Nguồn: Hubstaff
