11 công cụ ‘bén’ tăng hiệu suất làm việc được các doanh nhân ưa dùng

Đây không phải danh sách chung chung “các công cụ tăng năng suất tốt nhất hiện nay”, mà là lời khuyên đã được kiểm chứng từ 50 cuộc phỏng vấn của những người đang sử dụng hiệu quả trong công việc. Hầu hết những người được phỏng vấn đều tăng hiệu suất làm việc cao hơn mức trung bình nhờ những công cụ này.

Grow hy vọng danh sách dưới đây sẽ giúp bạn phát triển hơn với tư cách một doanh nhân, một nhân viên muốn đạt hiệu suất làm việc cao hoặc bất cứ công việc nào khác.

Viết nhật ký

Trong tất cả hơn 50 cuộc phỏng vấn, đây là công cụ được đề cập nhiều nhất. Lý do được đưa ra là viết nhật ký để phác họa lại một ngày, một quy trình làm việc, mang lại cho bạn sự minh mẫn hơn và thậm chí giảm căng thẳng. Hơn nữa, thói quen viết nhật ký nhất quán mỗi ngày được nhiều người xem là một thói quen then chốt.

Woman freelancer female hands with pen writing on notebook at home or  office. · Tin Tức Nước Úc Mới Nhất

“Những thói quen then chốt” là một thuật ngữ do Charles Duhigg đặt ra trong cuốn sách bán chạy nhất của ông Sức mạnh của thói quen. Chúng được định nghĩa như sau:

“Những thay đổi hoặc hành động nhỏ tạo nên thói quen cho mọi người sẽ vô tình chuyển sang các khía cạnh khác trong cuộc sống”.

Chúng sẽ tác động tích cực đến cuộc sống của bạn bằng cách tạo ra nhiều thói quen khác xung quanh.

Ví dụ bạn có thói quen viết nhật ký vào buổi sáng và buổi tối, để lập kế hoạch cho ngày hôm sau và tóm tắt lại kế hoạch trước đó. Bạn có thể thực hiện trên laptop hoặc một cuốn sổ ghi chú để lưu giữ lại các ý tưởng của mình cả ngày. Đó cũng là nơi bạn có thể ghi lại những suy nghĩ, trích dẫn và ý tưởng ngẫu nhiên ngay lập tức để không trôi vụt qua. Bạn có thể mang theo sổ tay ghi chú hoặc một thiết bị điện tử tiện dụng hơn.

Pomodoro

Nhiều người đánh giá cao và đề cập đến công cụ này. Nó không phải là một công cụ kỹ thuật số, mà là một kỹ thuật quản lý thời gian

tăng hiệu suất làm việc

Nó được phát triển bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980. Pomodoro rất đơn giản để áp dụng vào thực tế:

  • Đặt hẹn giờ và làm việc trong 25 phút
  • Nghỉ giải lao 5 phút
  • Lặp lại chu kỳ bao nhiêu lần tùy thích

Một biến thể của phương pháp bao gồm chỉ nghỉ 5 phút trong 4 chu kỳ đầu tiên, sau đó nghỉ lâu hơn (15-30 phút) trước khi bắt đầu lại. Tất nhiên, tất cả các biến có thể điều chỉnh theo sở thích của bạn.

Bạn có thể thử ngay kỹ thuật này bằng cách sử dụng trang web pomofocus.io.

Notion

Notion giống như sự kết hợp của Evernote và Google Drive. Đó là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ và nhiều người cũng đang sử dụng nó. Nó phù hợp cho cả làm việc nhóm và cá nhân. Vấn đề chỉ là, nó có hàng trăm tính năng và rất dễ bị rối nếu bạn chưa xác định mình đang làm gì. 

Mọi thứ đều có thể truy cập được từ phím “/“. Khi nhập, nó sẽ mở ra một menu theo ngữ cảnh, bạn có thể điều hướng bằng các mũi tên trên bàn phím.

tăng hiệu suất làm việc

Apple Note

Apple Notes là ứng dụng hiệu quả để định hình suy nghĩ và phác thảo ý tưởng, thao tác dễ hơn so với nhật ký giấy. Vì khi sử dụng nhật ký, đôi khi chữ viết, hình vẽ nguệch ngoạc bị tràn khắp trang và thật khó để theo dõi các ý tưởng sau đó. Nhưng nếu có một công cụ kỹ thuật số, nó sẽ giúp chúng ta tổ chức tốt hơn.

Notes on the App Store

Vì vậy, khi cần ghi chú nhanh, các doanh nhân thường sử dụng Apple Notes, nó giúp bạn sắp xếp mọi thứ cực kỳ dễ dàng và cài đặt theo chế độ mặc định trên tất cả các thiết bị của Apple. Ngoài ra, ứng dụng đồng bộ hóa nội dung của bạn trên tất cả các thiết bị của nhà táo.

Asana

Asana là một web & mobile app được dùng để quản lý công việc nhóm. Tuy vậy, một số người vẫn thích sử dụng nó dưới hình thức cá nhân, nhưng nó được thiết kế để làm việc với nhiều người.

Simplify your resource scheduling workflow with our Asana integration

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với nhiều nhân viên, Asana chắc chắn có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc. Nếu không, có thể bạn sẽ thấy nó quá phức tạp cho mục đích sử dụng cá nhân.

Google suite

Đây là bộ ứng dụng năng suất tích hợp do Google cung cấp. 

G Suite là gì? Tại sao lựa chọn G Suite? - G Suite by Google with Infolinks  Vietnam

Chúng ta hầu như chỉ sử dụng chức năng spreadsheet từ Google, vì sự tiện lợi hơn rất nhiều so với các công cụ chuyên dụng như OpenOffice hoặc Microsoft Office. Nếu không thích giao diện Gmail, bạn có thể sử dụng Thunderbird để thay thế.

Todoist

Todoist là một trong những app todo phổ biến nhất hiện nay. 

Mỗi người sẽ có cách sử dụng Todoist khác nhau tùy theo vị trí và nghề nghiệp của mình. Nếu đang là nhân viên bán hàng, bạn nên nên giữ cho Todoist của mình thật ngắn gọn và dễ dàng hoàn thành ngay trong ngày.

Còn nếu bạn đang nắm giữ vai trò tổ chức với tính chất công việc có quan tới nhiều quá người hoặc khối lượng công việc quá đồ sộ, bạn nên ghi lại mọi công việc trong cùng một nơi và từ từ “gạch bỏ” bớt.

Features | Todoist

Đôi khi, một vài việc không quan trọng sẽ bị dời đi dời lại từ một Todoist này tới Todoist khác tới…trong vòng vài tháng.  Nhưng đừng lo. Chỉ trừ khi đây là công việc có quy định thời hạn thì mới nên dời lên vị trí cao hơn trong bản danh sách. Nếu không, cứ tiếp tục để đó.

Hãy thử lập và dùng Todoist ngay hôm nay nếu bạn muốn làm việc thật hiệu quả và năng suất.

Trello (bảng Kanban)

Bảng Kanban là một cách quản lý dự án rất phổ biến. Các hạng mục của một dự án được thể hiện bằng các thẻ, và các bước của dự án được thể hiện bằng các cột. Một thẻ di chuyển từ cột này sang cột tiếp theo khi dự án tổng thể di chuyển theo. Hệ thống này được Toyota phát triển vào những năm 1940.

Trello là một ứng dụng web cung cấp phiên bản kỹ thuật số của bảng Kanban. Bạn chỉ có thể làm bảng Kanban bằng công cụ này, vì vậy nếu bạn không phải là người yêu thích cách tiếp cận này, bạn sẽ không thích nó.

Grammarly

Grammarly là một công cụ hỗ trợ viết kỹ thuật số được nhiều nhà văn và blogger trên Medium sử dụng. Nó cũng xuất hiện với tần suất cao trong các cuộc phỏng vấn. 

GRAMMARLY – Đánh giá Trình kiểm tra văn bản & ngữ pháp

HIện nay, rất nhiều người sử dụng nó cho email và công việc viết lách nói chung. Vì thế, dù không là một blogger, bạn vẫn có thể sử dụng nó để tăng năng suất (và tính chuyên nghiệp).

Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng quản lí thời gian của Google cho phép bạn theo dõi các hoạt động hàng ngày như các cuộc hẹn, sự kiện, sinh nhật bạn bè,… và còn nhiều tính năng hữu ích khác.

Đây là ứng dụng miễn phí, bạn có thể truy cập nó từ máy tính, mobile, tablet và bạn cần có một tài khoản Google để sử dụng Google Calendar.

Cách bật giao diện Google Calendar mới

Bên cạnh việc lên lịch cho các hoạt động thường ngày, Google Calender còn đồng bộ với Gmail. Thông tin và sự kiện từ Gmail sẽ được tự động thêm vào Google Calender. 

Dropbox

Dropbox là một dịch vụ lưu trữ tệp khá giống với Google Drive, ngoại trừ nó mang tính “định hướng xã hội” hơn một chút. 

Hướng dẫn backup dữ liệu FASTPANEL lên DropBox với 3 bước

Nó giúp chia sẻ tệp với những người bên ngoài vòng kết nối email của bạn và với những người khác trên thế giới dễ dàng hơn, đồng thời việc để lại comment và note cũng thân thiện hơn với người dùng.

Còn bạn đang sử dụng công cụ nào để tăng hiệu suất làm việc mỗi ngày?

Nguồn: Medium

1 bình luận trong “11 công cụ ‘bén’ tăng hiệu suất làm việc được các doanh nhân ưa dùng”

  1. Pingback: 50 tip đơn giản giúp tăng năng suất làm việc tại nhà - Grow

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top