Nếu bạn cảm thấy luôn không có đủ thời gian để làm mọi thứ mình muốn, đã đến lúc bạn nên kiểm tra lại kỹ năng quản lý thời gian.
Không ai sinh ra đã giỏi việc này, vì vậy đừng cảm thấy thất vọng nếu bạn làm chưa tốt. Chúng ta đều có thể học cách tăng năng suất để đạt hiệu quả cao hơn!
Dưới đây là 50 cách để tăng năng suất làm việc tại nhà và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
1. Hẹn giờ
Bạn cần ước tính thời gian để hẹn giờ và giải quyết các nhiệm vụ khác nhau. Có nhiều cách để lên lịch và có kế hoạch thực hiện hiệu quả, ví dụ như kỹ thuật Pomodoro, bạn chỉ cần tập trung vào một nhiệm vụ trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút và bắt đầu một phiên làm việc mới.
Trong trường hợp, bạn có một nhiệm vụ cần nhiều thời gian hơn, bạn có thể tham khảo một vài ứng dụng đo lường thời gian như Clockify. Đây là công cụ miễn phí được nhiều freelancer và doanh nhân ưa chuộng, nó cung cấp các báo cáo chi tiết hàng ngày để bạn có thể rút ra kinh nghiệm và điều chỉnh. Hơn nữa, bạn có nhiệm vụ như một người quản lý dự án.
2. Loại bỏ các phiền nhiễu
Như điện thoại, thông báo tin nhắn, email và nhiều trình duyệt web trên màn hình sẽ làm bạn mất tập trung. Bạn cần sử dụng bộ công cụ hẹn giờ như tip #1 để không bị xao nhãng trong một phiên làm việc. Hoặc thông báo với mọi người bạn cần tập trung vào công việc ngay bây giờ và nó mất khoảng bao nhiêu thời gian. Sau đó bạn sẽ trả lời tin nhắn của họ.
3. Nghe nhạc giúp tăng năng suất
Chúng ta đã nói về vấn đề tránh làm xao nhãng ở phần trên, nhưng đôi khi một chút nhạc nền có thể giúp bạn tập trung. Nó tùy vào điều kiện tập trung của mỗi người, người cần sự im lặng hoàn toàn, người khác cần nhạc để kích thích trí não.
Không cần phải là nhạc rock nặng nề, nhưng một chút Beethoven có thể giúp bạn tốt hơn. Hoặc bạn có thể thích phần mềm Defonic. Những âm thanh rì rào của sóng biển hoặc nhịp điệu đều đều trong quán cà phê sẽ làm bạn thư giãn hơn.
4. Tìm ý nghĩa trong công việc (yêu việc bạn làm)
Tận hưởng những gì bạn làm là cách hiệu quả để tăng năng suất công việc.
Nếu bạn không chắc mình thích làm gì, đừng lo lắng. Tham khảo một số tip của Leo Babauta có thể giúp bạn: Làm thế nào để tìm ra đam mê của chính mình?
5. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
Khi liệt kê các nhiệm vụ theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn, bạn có thể đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.
Nếu chưa hình dung cụ thể được nên làm như thế nào bạn có thể tham khảo 7 phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc.
6. Chia nhóm các nhiệm vụ tương tự
Các công việc như viết blog, gọi điện thoại, email và việc vặt có thể được xếp thành một nhóm duy nhất. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi hoàn thành các nhiệm vụ tương tự trong một phiên.
Một cách khác giúp bạn sắp xếp tất cả những thứ đó là thông qua ứng dụng Todoist. Nó giúp lập kế hoạch đơn giản và dễ dàng hơn cho một ngày làm việc, đặt lời nhắc và nhóm tất cả các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn ở một vị trí thuận tiện.
7. Hoàn thành các nhiệm vụ đáng sợ nhất của bạn vào buổi sáng
Bất kỳ hoạt động/nhiệm vụ nào bạn sợ nhất có lẽ là hoạt động bạn cần hoàn thành đầu tiên vào buổi sáng.
Nhiều người có xu hướng kiểm tra email vào buổi sáng vì sau khi kiểm tra danh sách email, họ cảm thấy mình đã hoàn thành nhiều việc. Nhưng đó chỉ là ảo tưởng về những gì đã đạt được.
Làm những công việc đơn giản như kiểm tra email trước vào buổi sáng sẽ không hiệu quả. Thay vào đó, hãy làm những nhiệm vụ khó khăn vì buổi sáng bạn sẽ có nhiều năng lượng hơn để giải quyết chúng!
8. Tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn
Để duy trì động lực cho công việc, thỉnh thoảng hãy tự thưởng cho bản thân. Bằng cách theo dõi các cột mốc quan trọng nho nhỏ của bạn và tự ăn mừng. Nó giúp bạn thấy rõ hơn sự tiến bộ của bản thân và có động lực phát triển hơn.
9. Không multitask
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng làm việc đa nhiệm không hiệu quả. Nếu bạn nghĩ mình có thể multitask, hãy suy nghĩ lại.
Để có năng suất tối ưu, hãy tập trung vào một việc tại một thời điểm. Khi bạn dồn hết sự tập trung và tâm huyết cho nó, bạn sẽ hoàn thành nhanh hơn và chuyển sang việc tiếp theo dễ dàng.
10. Tắt máy tính
Nhiều nghiên cứu chỉ ra Internet đã trở thành một trong những thứ gây mất tập trung nhất. Vì thế, có lời khuyên cho rằng để tăng năng suất bạn hãy cố gắng thực hiện càng nhiều công việc offline càng tốt.
Hãy ra ngoài đi dạo nếu bạn cần nghĩ ra những ý tưởng mới hoặc bạn cảm thấy mệt mỏi, stress vì công việc.
11. Sử dụng công cụ giúp tập trung
Tận dụng hiệu quả các ứng dụng và công nghệ để giúp bạn loại bỏ phiền nhiễu.
Dưới đây là 18 ứng dụng và công cụ quản lý thời gian tốt nhất để giúp bạn tập trung. Bằng cách này, bạn không bị phân tâm bởi web, e-mail hoặc IM.
12. Chỉ cần bắt đầu
Thông thường, bắt đầu là phần khó nhất. Mọi người có xu hướng chờ đợi thời điểm thích hợp và tâm thế sẵn sàng để bắt đầu. Nhưng không có điều kiện tốt nhất. Một khi bắt đầu, bạn sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái tập trung có thể kéo dài hàng giờ.
13. Tìm ra giờ làm việc hiệu quả của bạn
Mỗi người đều có một khoảng thời gian nhất định trong ngày sẽ làm việc hiệu quả hơn những người khác. Có thể là buổi sáng hay đêm khuya.
Bạn nên quan sát, theo dõi để tìm thời điểm bạn có thể đạt năng suất cao và tối ưu hóa lịch trình làm việc phù hợp.
14. Luôn mang theo sổ tay và bút
Bằng cách này, bạn có thể viết ra suy nghĩ, việc cần làm và ý tưởng của mình bất cứ lúc nào. Khi viết ra, nó sẽ giúp khắc sâu vào suy nghĩ và bạn cảm thấy có trách nhiệm phải hoàn thành nó. Hoặc bạn có thể cân nhắc tải ứng dụng Evernote.
:max_bytes(150000):strip_icc()/1-advanced-tips-and-tricks-for-evernote-2511707-04cd42f388304d19aac61ba6d64f478a.jpg)
Evernote là một không gian thuận tiện để bạn ghi lại các ghi chú và suy nghĩ và sau đó chia sẻ chúng với nhóm. Trong một số trường hợp nhất định, nó có thể hữu ích nếu bạn là kiểu người có nhiều ý tưởng muốn chia sẻ.
15. Viết blog để ghi lại sự phát triển và thành tựu cá nhân của riêng bạn
Blog giúp bạn có trách nhiệm và luôn nỗ lực hướng tới sự hoàn thiện bản thân và phát triển cá nhân.
Khi bạn viết ra tất cả những thành tựu nhỏ mà bạn đang có, bạn cũng có thêm động lực để tiến về phía trước.
16. Viết ra một danh sách việc cần làm mỗi ngày
Nhiều người thích lên kế hoạch làm việc của mình vào đêm hôm trước. Nhờ vậy, họ có thể bắt đầu ngay những công việc quan trọng khi thức dậy. Full Life Planner là một công cụ hiệu quả giúp bạn sắp xếp một ngày của mình và hoàn thành những việc quan trọng. Hãy bắt đầu lên kế hoạch một ngày bằng mọi cách bạn thấy hiệu quả!
17. Viết các công việc và việc cần làm quan trọng trên Calendar
Chìa khóa để quản lý tốt thời gian là biết mình phải ở đâu và làm gì vào bất kỳ thời điểm nào. Quản lý lịch làm việc hiệu quả đi đôi với quản lý danh sách công việc tốt.
Sau khi viết ra một danh sách việc cần làm ở tip #16 bạn hãy phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi công việc. Giờ nào việc nấy sẽ giúp bạn đạt năng suất tốt hơn.
18. Thường xuyên đo lường năng suất của bạn
Khi bạn bận rộn công việc cả ngày, hãy liên tục tự hỏi bản thân:
“Tôi có đang sử dụng thời gian tốt nhất có thể chưa?”
Câu hỏi đơn giản này có thể đem lại động lực tăng năng suất cho bạn.
19. Dậy sớm
Có thể khó khăn đối với một số người để thức dậy sớm vào buổi sáng nhưng không gian yên tĩnh có thể khơi dậy nhiều ý tưởng và bạn có thể tập trung hơn!
Dưới đây là Cách thức dậy trước 6:00 sáng và một số tip bạn có thể thực hành theo ngay!
20. Ngủ nhiều
Khi làm việc online, giấc ngủ của bạn có thể gặp nhiều trở ngại do ánh sáng xanh từ màn hình. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ngủ đủ giấc để có một tinh thần tốt, từ đó làm việc hiệu quả nhất có thể.
21. Tập thể dục thể thao
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra tập thể dục buổi trưa giúp tăng năng suất và tinh thần ở nơi làm việc.
Đi bộ quãng ngắn vào bữa trưa hoặc thực hiện một số động tác giãn cơ đơn giản trong thời gian nghỉ ngơi để tối đa hóa năng suất của bạn.
22. Outsource công việc
Nếu bạn muốn đạt được hiệu quả nhanh hơn trong thời gian ngắn, hãy học cách ủy quyền hoặc outsource công việc. Dưới đây là một số website giúp bạn outsource các công việc hàng ngày của mình:
23. Đặt một số mục tiêu thú vị
Nếu không có những mục tiêu thử thách, bạn sẽ không bao giờ có động lực để hoàn thành công việc.
Và hãy tự đặt mục tiêu đầy thách thức và có thể đạt được cho bản thân ngay.
24. Nói với người khác về mục tiêu của bạn
Khi bạn nói với người khác về mục tiêu của mình, bạn sẽ ngay lập tức phải chịu trách nhiệm.
25. Nghe Podcast
Nghe podcast giáo dục hoặc sách nói trong khi lái xe đi làm, dọn dẹp nhà cửa, tập thể dục hoặc nấu bữa tối.
Học qua âm thanh giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian trong ngày.
26. Đọc tác phẩm best-selling Hoàn thành công việc của David Allen
Đây là một trong những cuốn sách hiệu quả viết về năng suất, hãy đọc nó để áp dụng các mẹo hàng ngày trong cuộc sống và hoàn thành nhiều việc hơn.
27. Học cách đọc nhanh
Khi bạn có thể đọc nhanh hơn, bạn sẽ đọc và học nhiều hơn! Kiểm tra 10 cách sau để tăng tốc độ đọc của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng OutRead để giúp tăng tốc độ đọc của mình!
28. Học cách skip khi đọc
Khi đọc một cuốn sách, chỉ cần đọc những phần bạn cần và bỏ qua những phần còn lại. Quan trọng, bạn phải đọc có mục đích.
Nếu chưa biết làm như thế nào bạn có thể tham khảo clip sau!
29. Tập trung vào các hoạt động hướng đến kết quả
Định luật Pareto (còn được gọi là quy tắc 80-20) nói rằng 80% đầu ra là kết quả của 20% đầu vào. Điều này có nghĩa là 20% hành động của chúng ta dẫn đến 80% kết quả.
Chúng ta phải tìm ra 20% nào đang tạo ra 80% kết quả mong muốn của chúng ta và chỉ tập trung vào những hoạt động đó.
30. Nghỉ giải lao
Không phải lúc nào bạn cũng làm việc với năng suất tối ưu. Thay vào đó, bạn nên cố gắng làm việc trong các khoảng thời gian ngắn vào những thời điểm hiệu quả nhất của bạn.
31. Bắt đầu một lịch trình ngủ đa pha
Giấc ngủ đa pha là gì?
Giấc ngủ đa pha là một mô hình giấc ngủ nén thời gian ngủ xuống còn 2-5 giờ mỗi ngày. Điều này đạt được bằng cách trải rộng giấc ngủ thành những giấc ngủ ngắn (khoảng 20-45 phút) suốt cả ngày. Khi áp dụng phương pháp này bạn có thể thức lâu hơn với mức độ tỉnh táo tương đối cao.
32. Học cách nói “Không”
Chúng ta không thể làm tất cả mọi thứ và do đó chúng ta phải học khi nào nên nói không để không bị quá tải.
Học nghệ thuật nói không nhẹ nhàng từ Kenny Nguyen.
33. Thực hiện một chế độ ăn kiêng thông tin
Hầu hết thế giới đang sống trong tình trạng quá tải thông tin. Chúng ta nên dần bỏ thói quen lướt Internet để giết thời gian.
Ngừng đọc 3 tờ báo khác nhau và kiểm tra RSS feed của bạn nhiều lần trong ngày. Nếu không, bạn sẽ không làm được gì vì mãi bị cuốn theo thông tin.
Điều quan trọng là chỉ giới hạn bản thân trong những thông tin mà bạn có thể thực hiện ngay.
34. Tổ chức văn phòng của bạn
Sự lộn xộn xung quanh bàn làm việc có thể là một rào cản lớn đối với năng suất của bạn. Tối ưu hóa thời gian bằng cách sắp xếp văn phòng của bạn, thiết lập một hệ thống và đổ rác.
35. Tìm một người cố vấn
Khi học theo những người đã đạt thành công, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng lượng.
Rất khó để tìm được một người cố vấn giỏi, vì vậy đây là hướng dẫn giúp bạn: Điều cần tìm ở một người cố vấn
36. Học các phím tắt
Với sự trợ giúp của công nghệ, bạn có thể tăng gấp đôi hiệu quả công việc. Hơn nữa, bạn nên học tất cả các phím tắt khi sử dụng công nghệ.
Khi sử dụng phím tắt, bạn tiết kiệm 64 giờ mỗi năm!
Hãy tham khảo 22 tip có thể khiến bạn trở thành một Ninja bàn phím.
Bên cạnh việc học các phím tắt, bạn cũng có thể tạo phím tắt với AutoHotKey.
37. Cải thiện tốc độ đánh máy của bạn để tiết kiệm thời gian
Bạn có biết bạn có thể tiết kiệm 21 ngày mỗi năm chỉ bằng cách gõ nhanh không?
Bạn không cần phải tham gia một số khóa học để gõ nhanh hơn, hãy thử các game online sau:
38. Làm việc tại nhà
Nếu công việc của bạn là một công việc linh hoạt, hãy cân nhắc làm việc tại nhà. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian đi làm và bạn sẽ thấy mình tràn đầy năng lượng hơn trong suốt cả ngày vì bạn đã tiết kiệm được một chuyến đi dài.
39. Tránh lãng phí thời gian
Sự lãng phí thời gian phổ biến bao gồm Instant Messenger, video game, Flickr, kiểm tra số liệu thống kê của bạn 10 lần một ngày, truyền hình và lướt Internet.
Đừng chỉ dựa vào sức mạnh ý chí, hãy sử dụng một số công cụ hữu ích sau để giúp bạn tập trung: 10 app online để tập trung tốt hơn
40. Lên kế hoạch trước cho các bữa ăn
Lên kế hoạch cho tất cả các bữa ăn của bạn trước một tuần và lập danh sách thực phẩm phù hợp. Nó giúp bạn tập trung vào những việc cần thiết – tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn cũng có thể tiết kiệm cho mình nhiều thời gian hơn nữa thông qua nhiều ứng dụng khác nhau.
Một ứng dụng được nhiều người sử dụng là Mealime. Đây là một ứng dụng gợi ý nhiều công thức nấu ăn với hơn 4 triệu người dùng. Nó thân thiện với người dùng và bạn có thể lên kế hoạch bữa ăn dễ dàng hơn.
41. Nấu các bữa ăn với số lượng lớn
Khi bạn nấu các bữa ăn của mình với số lượng lớn, bạn sẽ không mất thời gian nấu hàng ngày. Nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
42. Tránh mất thời gian nghe điện thoại từ ID lạ
Những phút bạn dành cho việc gọi điện thoại không cần thiết là thời gian lãng phí. Bạn có thể ngăn điều đó xảy ra.
Hãy chặn những số điện thoại lạ để tiết kiệm thời gian của bạn.
43. Tắm nhanh hơn
Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng thực sự có nhiều người mất hơn 30 phút mỗi lần tắm.
Hãy suy nghĩ bạn có thể tối ưu hóa được công đoạn nào để dành nhiều thời gian cho việc khác.
44. Gửi tiền online, không cần đến ngân hàng
Các ứng dụng gửi tiền trực tiếp hiện nay rất tiện dụng để bạn không phải mất thời gian đến ngân hàng. Nếu không, hãy nhờ nhân viên ngân hàng giúp bạn để tối ưu hóa quá trình giao dịch.
45. Tự động thanh toán hóa đơn của bạn
Đã bao nhiêu lần bạn lo lắng về việc liệu bạn có bị trễ hạn thanh toán hay không?
Tự động thanh toán hóa đơn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không bị mất chi phí trả chậm kèm lãi suất tăng.
46. Mua sắm online
Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh đến cửa hàng. Khi bạn mua sắm online, bạn có thể tập trung hơn vào thứ cần thiết.
47. Tăng tốc Internet của bạn với kết nối băng thông rộng
Nhiều người nhận thức được tốc độ chậm của Internet nhưng không làm gì với nó. Trên thực tế, đây là cách tiết kiệm thời gian số một trên Internet!
Nếu bạn phải sử dụng quay số, thì bạn có thể sử dụng các công cụ gia tốc như Propel và SlipStream để tăng gấp đôi hoặc thậm chí gấp ba tốc độ của mình.
48. Duy trì tốc độ máy tính của bạn
Nếu bạn là người dùng Windows, hãy sử dụng tính năng ngủ đông của Windows để tránh việc thoát và khởi động lại Windows gây bị chậm.
49. Tắt TV
Người Mỹ trung bình xem truyền hình hơn 4 giờ mỗi ngày. Hơn 65 năm tuổi thọ, đó là tổng thời gian 9 năm.
Để có sức khỏe và năng suất tốt hơn, hãy tắt TV. Tắt TV và bạn chắc chắn sẽ tận hưởng được nhiều hơn trong cuộc sống.
50. Sử dụng Tivo hoặc DVR
Điều này có thể giúp bạn cắt giảm một chương trình truyền hình dài một giờ xuống chỉ còn 40 phút. Bạn có thể tiết kiệm thời gian mà không bỏ lỡ niềm vui.
Vì vậy, đây là danh sách các tip để tăng năng suất làm việc tại nhà. Chọn các kỹ thuật phù hợp với bạn và biến chúng thành thói quen hàng ngày của bạn. Theo thời gian, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
Nguồn: Lifehack
