Theo báo cáo của State of the American Workplace, các doanh nghiệp mất tới 605 tỷ đô la mỗi năm do năng suất làm việc của nhân viên thấp.
Nhưng hiện nay bạn có thể sử dụng công cụ quản lý thời gian để tăng năng suất làm việc cho mỗi cá nhân trong tổ chức.
Công cụ quản lý thời gian online giúp công việc đạt hiệu quả hơn và cũng dễ thiết lập. Nó giúp bạn:
- Hiểu cách bạn và nhóm sử dụng thời gian
- Theo dõi năng suất để bạn có thể xác định các cơ hội cải tiến
- Xử lý bảng chấm công một cách chính xác
- Tạo báo cáo dựa trên dữ liệu chính xác
Cách đơn giản nhất để sử dụng công cụ quản lý thời gian là khi bắt đầu một nhiệm vụ và để nó chạy trong khi hoàn thành công việc. Bạn có thể sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian đó để phân tích cách team mình hoạt động và tìm ra các \’ngách\’ cần cải thiện.
Một số công cụ tính giờ làm việc có tích hợp sẵn các tính năng năng suất giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Bạn có thể sử dụng báo cáo theo dõi thời gian để tối ưu hóa cách giải quyết công việc hoặc thử kỹ thuật Pomodoro để cải thiện sự tập trung của mình. Tóm lại, nếu mục tiêu của bạn là làm việc hiệu quả hơn, bạn nên theo dõi cách team mình sử dụng thời gian.
8 công cụ quản lý thời gian online dưới đây có thể giúp ích cho bạn.
1. Hubstaff
Hubstaff là một app theo dõi thời gian cho phép các nhóm làm việc với năng suất cao nhất. Thiết lập Hubstaff chỉ trong 5 phút, theo dõi thời gian trên desktop hoặc smartphone của bạn.
Các nhóm sử dụng Hubstaff có thể thấy lượng thời gian chính xác dành cho mỗi task, cùng với dữ liệu năng suất. Bạn không những biết khi nào bạn và team làm việc mà còn biết các cá nhân đã làm việc như thế nào.
App Hubstaff chạy trên background và mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng.
Bạn sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ Hubstaff khi kết nối nó với phần mềm theo dõi nhiệm vụ của mình. Thay vì theo dõi giờ làm việc nói chung, bạn có thể theo dõi lượng thời gian dành cho từng nhiệm vụ cụ thể. Dễ nhìn thấy năng suất nơi nào kém hiệu quả khiến team không thể hoàn thành công việc.
Cách sử dụng Hubstaff để cải thiện năng suất
Khi team bạn sử dụng Hubstaff, bạn sẽ nhận được dữ liệu như app nào đã được sử dụng, những trang web nào đã được truy cập và lượng thời gian dành cho mỗi app hoặc trang web.
Nếu cần dữ liệu chi tiết hơn, bạn có thể sử dụng tính năng tùy chọn ảnh chụp màn hình.
Cả bạn và nhân viên của bạn đều có khả năng hiển thị toàn bộ dữ liệu năng suất đó. Thật dễ dàng để theo dõi hiệu suất và nhìn lại những ngày làm việc kém hiệu quả hơn để tìm hiểu điều gì đã xảy ra. Bạn cũng có thể theo dõi tỷ lệ % năng suất hàng ngày của mọi người, tính toán năng suất này dựa trên chuyển động của bàn phím và chuột.
Sử dụng tỷ lệ % năng suất đó làm cơ sở để đo lường mức độ gắn kết của bạn và nhóm của bạn với công việc, nhưng lưu ý tỷ lệ này dựa trên tương tác vật lý với máy tính. % năng suất thấp không nhất thiết có nghĩa là bạn làm việc không hiệu quả. Nó chỉ có nghĩa là bạn không nhấp hoặc di chuyển chuột.
Xem xét dữ liệu theo dõi thời gian của bạn thường xuyên để gặt hái những lợi ích về năng suất. Có phải một số loại nhiệm vụ nhất định luôn mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi không? Có thể bạn cần đánh giá các công cụ bạn sử dụng hoặc lập kế hoạch thêm thời gian trong lịch trình của nhóm để hoàn thành loại công việc đó.
Hubstaff là tool quản lý thời gian duy nhất trong danh sách này cho phép bạn xem dữ liệu thời gian và năng suất của nhóm.
2. Focus Booster
Focus Booster là một app hẹn giờ theo style Pomodoro với một số tính năng theo dõi cơ bản. Nó có giao diện tối giản cho phép nhóm của bạn theo dõi thời gian thủ công cho các task hoặc dự án cụ thể.
Các công cụ như thế này giúp nhóm của bạn tránh bị phân tâm để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
Dựa trên kỹ thuật Pomodoro – tool đếm thời gian set từng khoảng 25 phút, sau đó nhắc bạn nghỉ ngơi trước khi quay trở lại.
Theo dõi nhiệm vụ thủ công, nhập tác vụ bạn sẽ thực hiện, chọn app khách nó liên kết, sau đó để Focus Booster chạy trên background.
Đảm bảo nhóm của bạn nhập thông tin nhiệm vụ của họ một cách rõ ràng để bạn có thể biết công việc nào đã được hoàn thành.
Cách sử dụng Focus Booster
Để tận dụng tối đa Focus Booster, nhóm của bạn cần hiểu và sử dụng Kỹ thuật Pomodoro.
Công cụ này không tự động tắt sự phân tâm. Ngoài những gì nhân viên của bạn nhập theo cách thủ công, nó không ghi lại các nhiệm vụ hoặc chi tiết cụ thể về hoạt động.
Tất cả những điều đó là tùy thuộc vào bạn. Hướng dẫn nhóm của bạn tắt điện thoại, tắt tiếng thông báo và tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ đang thực hiện trong khi bộ hẹn giờ đang chạy. Khuyến khích sự tập trung bằng cách đào tạo nhân viên rằng họ không nên mong đợi phản hồi ngay lập tức từ bạn hoặc đồng đội.
Kỹ thuật Pomodoro hoạt động hiệu quả đối với một số loại công việc, nhưng nó có thể không phù hợp với tất cả mọi người trong nhóm của bạn.
3. Timerdoro
Timerdoro tự hào về sự đơn giản của mình. Nếu nhân viên của bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ, họ có thể sử dụng Timerdoro.
Nó nổi bật ở chỗ bạn có thể tạo chuỗi các bộ hẹn giờ riêng lẻ. Không giống hầu hết các app hẹn giờ khác, bạn không bị giới hạn chỉ một lần đếm ngược tại một thời điểm.
Giao diện hoạt động tương tự như bảng Kanban. Sự khác biệt là thay vì các nhiệm vụ, mỗi thẻ là một bộ đếm thời gian.
Tạo bộ hẹn giờ mới trong cùng một cột với cột khác sẽ khiến bộ hẹn giờ tự động bắt đầu sau khi bộ hẹn giờ trước đó hết hạn. Nếu bạn muốn bộ hẹn giờ của mình chạy cùng lúc, chỉ cần đặt chúng vào 2 cột khác nhau. Nó rất trực quan.
Cách sử dụng Timerdoro
Sử dụng tool quản lý thời gian có thể giúp nhóm của bạn chia các nhiệm vụ phức tạp thành các phần có thể quản lý được mà không mất quá nhiều thời gian cho bất kỳ việc nào.
Đây là một ví dụ:
Bạn có thể muốn sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để tập trung vào hộp thư email của mình trong 25 phút, nhưng có lẽ bạn cũng muốn giới hạn không quá 3 phút cho một email để bạn có thể xem qua tất cả các thư của mình trong khung thời gian đó.
Với Timerdoro, bạn có thể đặt bộ hẹn giờ 25 phút để thông báo khi phiên Pomodoro hoàn tất và bạn cũng có thể đặt chuông báo cứ 3 phút một lần để cảnh báo đã đến lúc chuyển sang tin nhắn tiếp theo.
Bạn cũng có thể sử dụng nó để cân bằng thời gian giữa các nhiệm vụ liên tiếp cho dù bạn có sử dụng kỹ thuật Pomodoro hay không. Chỉ cần thiết lập một loạt bộ hẹn giờ vào bất kỳ thời hạn nào bạn muốn ấn định. Khi chuông báo thức kêu, đã đến lúc chuyển đổi nhiệm vụ.
Mỗi nhân viên có thể quyết định họ cần hẹn giờ nào và cách phân chia thời gian của họ.
Timerdoro không kết nối bộ hẹn giờ với các tác vụ. Nếu bạn muốn theo dõi lượng thời gian mà mỗi nhân viên dành cho các nhiệm vụ cụ thể, cần theo dõi điều đó theo cách thủ công.
Tính linh hoạt khiến nó trở thành một app toàn diện bất kể bạn sử dụng phương pháp quản lý thời gian nào. Tuy nhiên, có thể bạn thấy Timerdoro hơi quá đơn giản nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó để theo dõi các chỉ số năng suất.
4. Toggl
Toggl là tool quản lý thời gian dễ sử dụng với tính năng báo cáo hiệu quả. Nếu nhóm của bạn chủ yếu dựa vào báo cáo và phân tích, thì nó tạo dữ liệu chính xác cách nhóm của bạn sử dụng thời gian.
Thiết lập danh sách các dự án và nhiệm vụ của bạn trong ứng dụng web của Toggl. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi thời gian dành cho từng việc. Nếu họ cần thêm các nhiệm vụ hoặc dự án đang di chuyển, thật dễ dàng để thực hiện.
App này cũng giúp giải quyết một vấn đề phổ biến với bộ hẹn giờ làm việc – quên khởi động đồng hồ. Thiết lập lời nhắc theo dõi và nhân viên sẽ nhận được một cửa sổ pop-up nếu họ bắt đầu công việc mà không theo dõi thời gian .
Nếu nhóm của bạn làm việc từ nhiều thiết bị, họ có thể cài đặt app Toggl và tiện ích mở rộng trên tất cả các thiết bị đó và tự động ghi lại thời gian của chúng với tính năng đồng bộ hóa.
Cách sử dụng Toggl
Cách tốt nhất để tối đa hóa năng suất với Toggl là sử dụng các báo cáo chi tiết của họ để tìm các lĩnh vực bạn có thể cải thiện.
Mặc dù không có tính năng theo dõi năng suất tích hợp, bạn vẫn có thể phân tích năng suất của nhóm dựa trên thời gian hoàn thành nhiệm vụ và dự án.
Bạn cũng có thể xem xét các số liệu hữu ích như chi phí lao động của bạn theo dự án hoặc thời gian dành cho mỗi khách hàng.
Lời nhắc thời gian rảnh sẽ hữu ích cho các thành viên trong nhóm thường xuyên bị phân tâm. Chúng bật lên khi hoạt động ngừng và bạn có thể định cấu hình khoảng thời gian nhân viên không hoạt động trước khi họ nhận được lời nhắc. Bạn cũng có thể tự động ngừng theo dõi thời gian nếu không có hoạt động nào.
5. Productivity Timer
Nếu bạn thích kỹ thuật Pomodoro nhưng muốn linh hoạt hơn một chút, Productivity Timer là một lựa chọn đơn giản và dễ dàng. Nó chạy trên một tab đang mở trong trình duyệt web của bạn.
Thời lượng hẹn giờ mặc định là 25 phút, nhưng bạn có thể điều chỉnh cài đặt này và các cài đặt cơ bản khác.
Ngoài việc đặt thời lượng hẹn giờ, Productivity Timer còn cho phép bạn tùy chỉnh thời gian nghỉ dài và nghỉ ngắn. Nếu nhóm của bạn có xu hướng tận dụng thời gian nghỉ thường xuyên được tích hợp trong Kỹ thuật Pomodoro, thì đây là một cách tốt báo hiệu đã đến lúc quay trở lại làm việc.
Cách sử dụng Productivity Timer
Giống như hầu hết các bộ đếm thời gian Pomodoro, thành công của nhóm của bạn phụ thuộc vào việc tuân thủ kỹ thuật. Việc đào tạo nhóm và đảm bảo họ có thể tập trung trong thời gian làm việc là tùy thuộc vào bạn.
Productivity Timer theo dõi số lượng phiên làm việc hiệu quả, thời gian nghỉ dài và nghỉ ngắn mà người dùng đã hoàn thành. Bạn có thể so sánh thông tin này với khối lượng công việc hiệu quả một nhân viên đã hoàn thành để hiểu rõ hơn về mức năng suất của nhóm bạn.
Khuyến khích nhóm của bạn điều chỉnh thời lượng các phiên làm việc và thời gian nghỉ để phù hợp với phong cách làm việc và trách nhiệm của họ.
6. Harvest
Harvest là một tool hiệu quả để theo dõi thời gian và quản lý chi phí.
Các nhiệm vụ có thể được tổ chức theo dự án hoặc theo khách hàng. Nếu bạn cần theo dõi thời gian nhóm của bạn làm việc cho các khách hàng cụ thể, điều đó thật dễ dàng với phần mềm này.
Theo dõi chi phí cũng rất nhanh chóng. Bạn có thể kiểm tra chi phí theo khách hàng, theo dự án hoặc thành viên trong nhóm để biết nơi bạn đang tiêu nhiều tiền nhất.
Để theo dõi thời gian trong Harvest, nhân viên của bạn chọn nhiệm vụ họ đang làm và bắt đầu hẹn giờ. App tự động tạo bảng chấm công của họ. Nếu ai đó quên bắt đầu hoặc dừng bộ hẹn giờ, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi thủ công.
Cách sử dụng Harvest
Khi bạn sử dụng Harvest để quản lý bảng chấm công và chi phí của mình, bạn sẽ tiết kiệm thời gian cho các công việc hành chính.
Sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian đã ghi để giúp nhóm của bạn quản lý tuần làm việc hiệu quả hơn.
Trang tổng quan tự động hiển thị tất cả số giờ bạn đã ghi trong tuần này, được sắp xếp theo nhiệm vụ. Khuyến khích nhóm của bạn xem lại dữ liệu đó trước khi bắt đầu vào mỗi buổi sáng.
Ở quy mô lớn hơn, hãy xem hồ sơ theo dõi thời gian của nhóm bạn để phát hiện những khách hàng hoặc dự án ngốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Nếu mọi người phải dành thêm nhiều giờ để hoàn thành công việc, thì có lẽ bạn có vấn đề cần giải quyết trong dự án đó.
7. HourStack
HourStack cung cấp một giao diện trực quan độc đáo cho phép bạn kéo và thả các công việc vào lịch hàng tuần. Nó hoạt động tương tự như thẻ thời gian của Timerdoro, nhưng mạnh mẽ hơn nhiều.
Để sử dụng HourStack quản lý thời gian làm việc, nhân viên của bạn phải tạo thẻ cho tất cả các công việc họ cần làm trong suốt cả tuần. Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý tác vụ, bạn có thể sử dụng tích hợp có sẵn để lấy thẻ của bạn từ đó.
Kéo và thả những công việc đó để sắp xếp lịch trình của bạn trong tuần. Mỗi công việc có một bộ đếm thời gian được liên kết và khi bạn di chuyển qua ngày của mình, bạn sẽ chạy bộ đếm thời gian cho công việc đó.
Bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ cho nhóm của mình, điều chỉnh lịch và sử dụng giao diện kéo và thả để dễ dàng cập nhật các mức độ ưu tiên. HourStack hoạt động như một danh sách công việc ngoài việc là tool quản lý thời gian hiệu quả.
Cách sử dụng HourStack
HourStack chú trọng nhiều vào việc lập kế hoạch. Sử dụng nó để lên lịch cho tuần làm việc và dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhóm của bạn.
Vì thời gian hoàn thành ước tính được tích hợp trong mỗi nhiệm vụ, bạn và nhân viên của bạn có thể dễ dàng phát hiện những việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Đây cũng là một công cụ hiệu quả để quản lý khối lượng công việc vì bạn có thể xem ngày nào đã full và ngày nào còn chỗ cho các nhiệm vụ mới.
Tính năng báo cáo bao gồm một bảng điều khiển tiện dụng hiển thị năng lực dự kiến của mỗi nhân viên, công việc được giao và mức độ họ thực sự đã hoàn thành. Điều đó cực kỳ hữu ích nếu bạn nghi ngờ việc quản lý khối lượng công việc đang kìm hãm bạn.
8. Timer Tab
Timer Tab có 3 loại hẹn giờ: đếm ngược, báo thức và đồng hồ bấm giờ.
App này không có bất kỳ tính năng đo năng suất nào được tích hợp sẵn. Như tên gọi của nó, đây là một app hẹn giờ online được thiết kế để chạy trên một trong các tab trình duyệt của bạn.
Timer Tab là một lựa chọn tốt nếu nhóm của bạn cần cố gắng nhận thức được cách họ sử dụng thời gian.
Bởi vì nó rất đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, hầu hết các app dễ sử dụng cũng dễ bị bỏ qua, vì vậy hãy đảm bảo bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của nó.
Cách sử dụng Timer Tab
Hướng dẫn nhóm của bạn cách sử dụng Timer Tab để nâng cao nhận thức về quản lý thời gian.
Dưới đây là một số ví dụ:
Sử dụng tính năng đồng hồ bấm giờ để ngắt thời gian hoặc sử dụng tính năng này để đo thời gian bạn xóa hộp thư đến vào buổi sáng. 15 phút ở đây và ở đó cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp.
Chế độ đếm ngược rất hữu ích khi ai đó cần cam kết một khoảng thời gian nhất định cho một dự án và bạn biết họ sẽ gặp khó khăn khi ngồi xuống và tập trung.
Sử dụng báo thức để nhắc nhở thực hiện những việc như kiểm tra với đồng nghiệp, thay đổi dự án hoặc thậm chí sử dụng Kỹ thuật Pomodoro.
Timer Tab rất hữu ích khi nhóm của bạn chỉ cần một chút trợ giúp để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan. Mỗi người có thể sử dụng nó để giải quyết bất kỳ thách thức họ phải vật lộn. Tuy nhiên, nếu bạn cần các tính năng khác, nó có thể hơi quá đơn giản.
Bạn sử dụng công cụ quản lý thời gian nào?
Cốt lõi của mỗi bộ tính giờ làm việc được đề cập ở trên là một mục tiêu chung: giúp bạn và nhóm của bạn quản lý thời gian làm việc trở nên hiệu quả hơn.
Hãy nhớ năng suất làm việc của mỗi người không thể cải thiện trong một sớm một chiều. Sử dụng công cụ quản lý thời gian sớm, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn.
Năng suất không chỉ đến từ việc sử dụng công cụ quản lý thời gian – bạn cần xem xét xu hướng công việc và giải quyết hành vi của nhóm để hoàn thành nhiều việc hơn. Các app trên đây giúp bạn biết mình cần cải thiện những điểm nào, nhưng bạn có thể thực hiện thay đổi hay không lại quan trọng hơn.
Bạn có sử dụng bất kỳ công cụ quản lý thời gian được liệt kê trên đây không?
Nguồn: Hubstaff
