Tự động hóa quy trình làm việc và 6 phần mềm hỗ trợ xịn xò năm 2021

Nhập dữ liệu thủ công có lẽ là một trong những việc gây nhàm chán và kém hiệu quả trong giới doanh nghiệp. Nó không chỉ khiến bạn mệt mỏi mà còn lãng phí thời gian, tài nguyên quý giá và giảm năng suất.

Nhưng ngày nay chúng ta có công nghệ có thể tự động hóa những công việc đau khổ này để bạn tập trung vào công việc thực sự quan trọng, đó là tự động hóa quy trình làm việc.

Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình sử dụng logic dựa trên quy tắc để khởi chạy một loạt task tự chạy mà không cần sự can thiệp của con người. Sau khi bạn thiết lập các quy tắc và logic, quy trình làm việc tự động có thể gửi email, thiết lập lời nhắc, lên lịch nhiệm vụ, kích hoạt chiến dịch nhỏ giọt,…

Nhờ tận dụng các quy trình tự vận hành chạy các tác vụ thủ công, tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc, giảm thiểu lỗi và tăng năng suất.

Tự động hóa quy trình làm việc hoạt động như thế nào?

Tự động hóa quy trình làm việc thường dựa vào một loạt các câu lệnh if/then để kích hoạt một task. Sau đó, nó phân nhánh tùy thuộc vào hành động của một lãnh đạo, nhân viên hoặc một bên có liên quan.

Hãy xem qua một quy trình làm việc mẫu để biến việc gửi form thành cơ hội giao dịch.

  • Một khách truy cập web gửi một form.
  • Hành động này sẽ tự động ghi danh khách truy cập vào một chiến dịch nhỏ giọt. Nó tạo ra một giao dịch mới và đặt trạng thái thành “New”.
  • Email đầu tiên của chiến dịch nhỏ giọt được gửi đến khách hàng tiềm năng, yêu cầu lên lịch một cuộc họp.
  • Người dẫn đầu click qua cho người lên lịch và tạo một cuộc hẹn.
  • Email cảm ơn được gửi đến khách hàng tiềm năng, xác nhận ngày và giờ.
  • CRM tạo ra một task mới và giao nó cho một đại diện bán hàng.
  • Sau đó, đại diện bán hàng liên hệ với cá nhân, kết thúc quy trình làm việc tự động.
Tự động hóa quy trình làm việc

Hầu hết mọi bộ phận trong doanh nghiệp của bạn đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình làm việc. Cho dù marketing, HR hay tài chính, công nghệ có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn, đỡ vất vả hơn.

Dưới đây, chúng ta sẽ tham khảo một số ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc phổ biến nhất.

Tự động hóa quy trình làm việc có thể được sử dụng trong bất kỳ team nào và trong bất kỳ tình huống kinh doanh nào. Mặc dù nó chủ yếu liên quan đến marketing và sale, nhưng cũng có thể sử dụng trong dịch vụ khách hàng, hoạt động, HR và tài chính.

Tự động hóa quy trình marketing

Tự động hóa quy trình làm việc

Các công việc được lặp đi lặp lại liên tục trong marketing, như gửi email và cập nhật thông tin trên mạng xã hội, có thể được tự động hóa dễ dàng. Với phần mềm marketing automation, bạn có thể lên lịch cho toàn bộ lịch social media của mình và thiết lập quy trình làm việc để nuôi dưỡng một số loại khách hàng tiềm năng nhất định với email offer.

Quy trình làm việc tự động trong marketing bao gồm:

  • Đăng ký người dùng tham gia một chiến dịch nhỏ giọt khi họ tải tài nguyên từ website
  • Chào mừng người dùng đến với công ty của bạn sau khi họ mua sản phẩm
  • Nhắc người dùng thanh toán sau khi họ đã thêm nhiều mặt hàng khác nhau vào giỏ hàng
  • Lên lịch các bài đăng mạng xã hội trên nhiều nền tảng
  • Phân phối nhiệm vụ marketing cho các thành viên trong nhóm

Tự động hóa quy trình sale

Ví dụ về tự động hóa quy trình bán hàng trong HubSpot

Tự động hóa quy trình sale hợp lý hóa các task quản lý khách hàng tiềm năng, để các nhân viên sale có thể tập trung vào việc bán hàng, không phải nhập dữ liệu. Bên cạnh thu hút khách hàng tiềm năng tự động thông qua hệ thống dựa trên hành động của họ, quy trình sale tự động có thể ghi danh các khách hàng tiềm năng trong các chiến dịch nhỏ giọt và cập nhật các giai đoạn khi giao dịch tiến triển.

Các task tự động trong sale bao gồm:

  • Đặt mỗi khách hàng tiềm năng ở một giai đoạn khác nhau khi họ thực hiện một hành động nhất định
  • Di chuyển khách hàng tiềm năng ra khỏi quy trình nếu họ ngừng trả lời email
  • Gửi email giới thiệu từ đại diện kinh doanh tới khách hàng tiềm năng sau khi họ tải e-book
  • Cập nhật giai đoạn thỏa thuận sau khi khách hàng tiềm năng đã lên lịch một cuộc hẹn/cuộc họp
  • Tạo task cho các đại diện bán hàng sau khi khách hàng tiềm năng đã lên lịch một cuộc họp

Tự động hóa quy trình dịch vụ khách hàng

Ví dụ về tự động hóa quy trình dịch vụ khách hàng trong HubSpot

Tự động hóa quy trình làm việc cực kỳ hữu ích trong dịch vụ khách hàng. Ngoài việc khởi chạy các cuộc khảo sát, nó có thể xử lý các phiếu, trường hợp và các câu hỏi phổ biến bằng cách gửi một loạt email hoặc tạo task.

Các task tự động trong dịch vụ khách hàng bao gồm:

  • Tạo một vé mới trong hệ thống khi ai đó liên hệ qua social media/email
  • Giới thiệu khách hàng bằng một series email hữu ích
  • Gửi khảo sát NPS® và đăng ký chúng cho các chiến dịch email tùy thuộc vào xếp hạng của họ
  • Chỉ định nhãn ưu tiên tùy thuộc vào mức độ của tin nhắn hoặc email
  • Giải quyết và lưu trữ phiếu khi đã có giải pháp

Tự động hóa quy trình hoạt động

Ví dụ về tự động hóa quy trình hoạt động trong HubSpot

Hoạt động là mạch máu của bất kỳ tổ chức nào và nó cũng có thể được tự động hóa để giảm các trường hợp nhập dữ liệu thủ công.

Các task tự động trong hoạt động bao gồm:

  • Xóa các bản sao khi chúng được phát hiện hoặc hợp nhất 2 thuộc tính nếu chúng giống nhau
  • Quản lý quyền của nhóm cho các thành viên mới trong nhóm
  • Thiết lập các ưu tiên cho các quy trình kinh doanh khác nhau
  • Tự động tổng hợp báo cáo vào cuối mỗi quý
  • Tạo task trong các công cụ của bên thứ ba như Asana, Slack hoặc Zoom

Tự động hóa quy trình HR

Thay vì phải nhập thủ công tất cả thông tin cá nhân của nhân viên mới – như địa chỉ, số CCCD và thông tin khác vào hệ thống bảng lương, chi phí và bảo hiểm – phần mềm tự động hóa HR có thể giúp bạn trong vài phút.

Các task tự động trong HR bao gồm:

  • Xóa ứng viên khỏi database nếu họ không hoạt động trong một khoảng thời gian
  • Gửi email cho các ứng viên chưa lọt vào vòng chung kết
  • Lọc các ứng viên với các từ khóa nhất định trong lịch sử công việc của họ
  • Gửi W2 cho nhân viên hiện tại
  • Thu thập phản hồi của nhân viên sau khi họ đã làm tại công ty một khoảng thời gian

Tự động hóa quy trình tài chính

Để bạn xây dựng form, thiết kế quy trình làm việc và theo dõi quy trình, phần mềm tự động hóa quy trình tài chính có thể hợp lý hóa tất cả các yêu cầu đi lại, bồi thường và phê duyệt ngân sách của bạn.

Các task tự động trong tài chính bao gồm:

  • Thực hiện quy trình phê duyệt chi phí từ đầu đến cuối
  • Quản lý nhà cung cấp và phê duyệt hợp đồng
  • Chỉ định mức độ ưu tiên cho ACH và các yêu cầu chuyển khoản
  • Quản lý các yêu cầu chi phí đi lại tùy thuộc vào vị trí và hoạt động
  • Phê duyệt ngân sách dựa trên một tập hợp các thông số được xác định trước

Bây giờ bạn đã biết mọi thứ về cách sử dụng quy trình làm việc tự động, hãy cùng xem các công cụ hàng đầu mà bạn có thể sử dụng.

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc xịn xò năm 2021

1. HubSpot: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc all-in-one tốt nhất

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc: HubSpot

Phần mềm marketing, sale, dịch vụ và hoạt động của HubSpot hoạt động trên một nền tảng duy nhất, khiến nó trở thành một trong những lựa chọn tốt nhất để tự động hóa quy trình làm việc all-in-one. Mọi thứ được liên kết với nhau, giúp bạn điều chỉnh tất cả các quy trình của nhóm và giảm bớt sự cọ xát giữa các nhiệm vụ.

Bạn có thể dễ dàng chuyển giao các khách hàng tiềm năng từ marketing đến sale, kết nối dịch vụ với hồ sơ liên hệ hiện có và dọn dẹp dữ liệu khách hàng, tất cả trong một nền tảng thân thiện với người dùng.

Phù hợp: HubSpot được highly recommended cho các doanh nghiệp đang phát triển chưa thử tự động hóa quy trình làm việc và cho các doanh nghiệp có sẵn quy trình. Bạn có thể bắt đầu đăng ký Starter, sau đó nâng cấp khi cần nhiều chức năng hơn. Đặc biệt được đề xuất cho các bộ phận marketing, sale, dịch vụ và hoạt động.

Pricing cho Marketing Hub: Free; $50/tháng (Starter); $890/tháng (Professional); $3.200/tháng (Enterprise)

Pricing cho Sales Hub: Free; $50/tháng (Starter); $500/tháng (Professional); $1.200/tháng (Enterprise)

Pricing cho Service Hub: Free; $50/tháng (Starter); $400/tháng (Professional); $1.200/tháng (Enterprise)

Pricing cho Operations Hub: Free; $50/tháng (Starter); $800/tháng (Professional)

2. Nintex: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp

Workflow automation software: Nintex

Với hơn 3 triệu app quy trình làm việc hiện đang hoạt động trên nền tảng của họ, Nintex giúp hơn 8.000 khách hàng doanh nghiệp quản lý, tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà không yêu cầu kinh nghiệm code.

Nhờ cung cấp vô số công cụ tự động hóa quy trình – như lập bản đồ, làm việc nâng cao và quy trình thông minh – doanh nghiệp của bạn có thể vạch ra từng quy trình, thực thi và giám sát hiệu suất của chúng.

Phù hợp: Nintex được highly recommended cho các doanh nghiệp có sẵn quy trình. Đây là một phần mềm mạnh kết hợp tool thiết kế quy trình làm việc thân thiện với người dùng với các tích hợp sẽ kết nối mọi app của bạn. Đặc biệt được đề xuất cho các bộ phận IT, luật, HR và tài chính.

Pricing: $910/tháng (Standard); $1400/tháng (Enterprise)

3. Kissflow: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc thân thiện với beginner

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc: Kissflow

Được hơn 10.000 công ty tin dùng, bao gồm Domino's, Michelin và Pepsi, Kissflow cung cấp phần mềm tự động hóa quy trình làm việc all-in-one giúp doanh nghiệp của bạn tạo quy trình làm việc tự động hóa cho các nhiệm vụ trong bộ phận HR, sale, tài chính, admin, marketing và mua hàng.

Với hơn 50 app quản lý quy trình kinh doanh được cài đặt sẵn – như chi phí và đơn đặt hàng, điều kiện và kích hoạt cũng như dashboard báo cáo cho quy trình công việc – Kissflow có thể hợp lý hóa hầu hết các quy trình kinh doanh của bạn.

Phù hợp: Kissflow được highly recommended cho các công ty nhỏ mới bắt đầu thử tự động hóa quy trình làm việc. Tính đơn giản và thân thiện với người dùng của công cụ sẽ giúp tự động hóa các quy trình trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt được đề xuất cho các bộ phận mua sắm, HR và tài chính.

Pricing$200/tháng (Basic); $495/tháng (Advanced); $1900/tháng (Fully Loaded)

4. Integrify: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc quản trị hàng ngày tốt nhất

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc: Integrify

Integrify có thể giúp bạn tạo quy trình công việc trong trình tạo kéo và thả và chạy các luồng song song hoặc tuần tự. Nhờ có thể cộng tác trong các nhiệm vụ và yêu cầu, kiểm tra các quy trình và thiết lập lời nhắc, bạn có thể dễ dàng hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình và tự động hóa các tác vụ thủ công.

Integrify cũng cung cấp các ví dụ về quy trình làm việc và cơ sở kiến ​​thức người dùng, một rest-based open API giúp bạn tích hợp với cơ sở dữ liệu bên ngoài, thêm khả năng nhập và xuất dữ liệu từ Excel, thậm chí cả PDF.

Phù hợp: Integrify được highly recommended cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm cách tự động hóa các công việc hàng ngày. “Trình tạo quy trình” kéo và thả của nó giúp thực hiện một quy trình từ đầu đến khi hoàn thành dễ dàng hơn. Đặc biệt khuyến khích cho các bộ phận quản trị.

Pricing: Giá có sẵn theo yêu cầu

5. Zapier: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất để kết nối các app

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc: Zapier

Với khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu với hơn 1.000 web app, như Facebook, QuickBooks và Google Drive, Zapier có thể tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh. Bạn chỉ cần xây dựng một quy trình làm việc trong trình chỉnh sửa của họ, chọn các app bạn muốn đưa vào quy trình làm việc của mình và thiết kế nó.

Ví dụ: nếu bạn muốn có thể lưu tất cả các tệp đính kèm của mình trong Dropbox, bạn có thể thiết kế quy trình làm việc tự động sao chép bất kỳ tệp đính kèm nào từ inbox của Gmail sang Dropbox và sau đó gửi thông báo Slack tải xuống.

Phù hợp: Zapier được highly recommended cho freelancer và các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng MailChimp để gửi email và Typeform để thu thập khách hàng tiềm năng, bạn có thể kết nối 2 công cụ đó bằng Zapier. Đặc biệt khuyến khích cho các bộ phận marketing và dịch vụ.

Pricing: Free; $19,99/tháng (Starter); $49/tháng (Professional)

6. Flokzu: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc quản lý dự án tốt nhất

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc: Flokzu

Không cần code, Flokzu giúp bạn tạo nhiệm vụ, deadline, quy tắc kinh doanh và thông báo. Phần mềm này cũng gửi các task đang chờ xử lý tới từng inbox của người được giao trong dự án. Khi mỗi giai đoạn của quy trình làm việc hoàn tất, nó sẽ tự động chỉ định từng task mới hoặc vai trò cho người dùng.

Ngoài ra, Flozku cung cấp một dashboard báo cáo hiển thị các quy trình kinh doanh của bạn với hiệu suất và các chỉ số. Như số lượng nhiệm vụ hiện đang bị trì hoãn, các task được giao cho từng người dùng và vai trò, các task đã hoàn thành và thời gian thực hiện mỗi tác vụ, sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu cần thiết để tinh chỉnh và tối ưu hóa quy trình công việc trong tương lai.

Phù hợp: Flokzu được highly recommended cho các nhóm cá nhân muốn tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian và công việc. Một tính năng chính của công cụ này là người dùng sẽ nhận được các task đang chờ xử lý trong inbox của họ. Được đề xuất cho bất kỳ team nào.

Pricing: Free; $19,99/tháng (Starter); $49/tháng (Professional)

Tự động hóa quy trình làm việc sẽ giúp bạn phát triển tốt hơn

Tự động hóa quy trình làm việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và phát triển. Nhờ để công nghệ hoàn thành các công việc thủ công, bạn có thể phát triển doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Nguồn: Hubspot

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top